Conditions générales

1. Applicabilité

Les présentes conditions générales s’appliquent à l’ensemble des offres, commandes, livraisons, locations et ventes de machines, ainsi qu’aux contrats de maintenance et à la fourniture de café et de produits associés, conclus par Idé Coffee Systems SRL (ci-après « le vendeur ») avec des clients professionnels (B2B).

Sauf convention écrite contraire, toute commande, signature d’offre ou de contrat, ainsi que toute mise en service d’équipements, implique l’acceptation préalable, pleine et sans réserve des présentes conditions générales, dont le client reconnaît avoir pris connaissance. 

Les présentes conditions générales sont communiquées au client au plus tard au moment de la conclusion du contrat et sont disponibles sur simple demande.

Toute dérogation aux présentes conditions générales ne sera valable que si elle a été expressément acceptée par écrit par Idé Coffee Systems SRL.

2. Offres et commandes

Les offres et devis sont valables durant une période de quinze (15) jours calendrier sauf stipulation contraire.

Les informations, catalogues, descriptions techniques, photographies, illustrations et éléments graphiques sont fournis à titre purement indicatif et n’engagent pas contractuellement Idé Coffee Systems SRL.

Le client est responsable de l’exactitude de sa commande . Dès que le Client confirme sa commande, celle-ci est réputée avoir été acceptée en toute bonne foi et sans réserve, notamment en ce qui concerne les prix, volumes et quantités proposés lors de la vente et repris dans la commande.

3. Prix ​

Tous les prix sont exprimés en euros et s’entendent hors TVA.

Les prix applicables sont ceux en vigueur au moment de la confirmation de la commande.

Idé Coffee Systems SRL se réserve le droit d’adapter ses prix à tout moment en cas d’augmentation de coûts indépendants de sa volonté, notamment en raison de :

• l’augmentation du prix des matières premières ; 
• fluctuations du marché du café ;
• coûts énergétiques ;
• coûts de transport et de logistique ;
• indexation salariale ;
• inflation ;
• fluctuations monétaires ;
• nouvelles taxes, accises ou charges ;
• toute autre circonstance économique ou réglementaire impactant les coûts d’exploitation.

Les livraisons sont effectuées franco de port en Belgique pour toute commande d’un montant minimum de 200 € hors TVA.

Pour toute commande d’un montant inférieur à 200 € hors TVA, des frais de transport forfaitaires de 20 € hors TVA sont facturés au client, en supplément du prix des produits. Ces frais de transport forfaitaires s’appliquent à toute livraison. Idé Coffee Systems SRL se réserve le droit de modifier ces frais de transport forfaitaires à tout moment.

En outre, en raison notamment de l’évolution des coûts énergétiques, des coûts de transport et de logistique ainsi que de l’évolution générale des coûts d’exploitation, Idé Coffee Systems SRL se réserve le droit d’appliquer, le cas échéant, des frais de transport forfaitaires supplémentaires, applicables à toute livraison.

Lorsque la livraison est effectuée par un transporteur externe, y compris un service postal, des frais de transport complémentaires forfaitaires de 25 € hors TVA par livraison peuvent être facturés au client. Ces frais sont également applicables aux commandes bénéficiant du franco de port à partir de 200 € hors TVA. Ide Coffee se réserve le droit d’adapter ces frais en fonction de l’évolution des tarifs pratiqués par les sociétés de transport externes. Les frais applicables au client sont ceux en vigueur à la date de confirmation de la commande.

Pour les livraisons effectuées en dehors de la Belgique, l’ensemble des frais de transport, d’expédition, de logistique, de douane, de taxes locales, d’importation ou autres frais liés à la livraison internationale est intégralement à charge du client. Ces frais sont facturés sur base des coûts réellement supportés par Idé Coffee Systems SRL dans le cadre de l’exécution de la commande, y compris lorsque ces coûts ne peuvent être déterminés avec précision avant l’expédition des marchandises.

4. Indexation du loyer

Idé Coffee Systems SRL se réserve expressément le droit d’adapter annuellement les loyers des machines mises en location, que ceux-ci soient mensuels ou trimestriels, en fonction de l’évolution de l’indice des prix à la consommation (IPC), publié par Statbel ou tout autre organisme officiel qui lui serait substitué.

L’indexation s’effectuera de plein droit, sans mise en demeure préalable, à la date anniversaire du contrat, selon la formule suivante :

Nouveau loyer = Loyer de base × (nouvel indice / indice de référence)

L’indice de référence est celui applicable au mois de la signature du contrat, sauf stipulation contraire expressément convenue par écrit.

L’adaptation des loyers résultant de cette indexation est considérée comme une simple actualisation économique du prix et ne constitue pas une modification contractuelle au sens de la présente convention.

5. Livraison des produits, interventions et installations

Les délais de livraison et d’intervention sont communiqués à titre indicatif et ne constituent pas une obligation de résultat.

Aucun retard raisonnable ne pourra donner lieu à :

• annulation de commande ;
• indemnisation ;
• suspension de paiement.

Le client garantit un accès libre, sécurisé et immédiatement exploitable au site de livraison, d’intervention et/ou d’installation

Le client reste responsable :

• des accès ;
• des autorisations ;
• des contraintes de sécurité ;
• des infrastructures techniques nécessaires.

Toute procédure imposée par le client ou ses sous-traitants (formation sécurité, check-in, badge, accueil obligatoire, formalités administratives ou sécuritaires) doit être communiquée préalablement.

Le temps consacré à ces formalités, y compris les temps d’attente ou d’immobilisation, est considéré comme du temps de prestation effectif.

Idé Coffee Systems SRL se réserve le droit de facturer un forfait de 30 EUR HTVA par intervention, installation et/ ou livraison entamée à titre de compensation des coûts opérationnels et de perte de productivité.

Ce forfait pourra être majoré de manière raisonnable et proportionnée en fonction des contraintes supplémentaires effectivement subies, notamment en cas de retard important, immobilisation prolongée, procédures administratives ou sécuritaires additionnelles, ou exigences particulières imposées sur site par le client ou ses sous-traitants.

Les marchandises doivent être vérifiées immédiatement lors de la réception.

Toute réclamation relative :

• à la quantité ;
• à la conformité ;
• ou à un dommage apparent ;

doit être formulée par écrit dans les huit (8) jours calendrier suivant la livraison, l’installation et/ou l’intervention.

Passé ce délai, la reception est réputée définitivement acceptée..

6. Mise à disposition de matériel à titre d’essai

Toute mise à disposition d’une machine, d’accessoires ou d’équipements à des fins de test ou d’évaluation commerciale est réputée consentie à titre gratuit pour une durée maximale de sept (7) jours calendrier, sauf convention écrite contraire.

À l’expiration de cette période, et sauf restitution effective du matériel ou accord écrit contraire, la mise à disposition sera automatiquement convertie en location rémunérée, sans qu’une mise en demeure préalable ne soit requise.

Le montant du loyer applicable sera déterminé par Idé Coffee Systems SRL en fonction :

• du type de machine mise à disposition ;
• des accessoires fournis ;
• de la durée effective d’utilisation ;
• et des conditions d’utilisation convenues entre les parties.

Le client demeure en toute hypothèse redevable de l’ensemble des consommables et produits utilisés durant la période de test, lesquels seront facturés aux tarifs en vigueur au moment de leur consommation.

Le matériel mis à disposition dans le cadre d’un test demeure la propriété exclusive de Idé Coffee Systems SRL. Le client en assume la garde et les risques conformément aux présentes conditions générales.

7. Installation et Location de machines à café.

Le client garantit :

• l’accès libre et sécurisé au site d’installation ;
• la disponibilité des raccordements nécessaires (eau, électricité, évacuation) conformes aux normes en vigueur ;
• un emplacement adapté, conforme et sécurisé permettant l’installation et l’utilisation du matériel.

En cas d’impossibilité d’installation ou de mise en service imputable au client, tous frais supplémentaires, retards ou interventions complémentaires pourront être facturés au client.

Les machines mises en location demeurent la propriété exclusive d’Idé Coffee Systems SRL.

Le client est responsable de la garde et de l’utilisation du matériel pendant toute la durée du contrat et répond de toute perte, vol, incendie, vandalisme ou dommage.

Aucune modification technique, déplacement ou intervention sur les machines ne peut être effectuée sans l’accord écrit préalable d’Idé Coffee Systems SRL.

Idé Coffee Systems SRL garantit le bon fonctionnement du matériel dans des conditions normales d’utilisation et d’entretien.

En cas de panne couverte par le contrat de maintenance ou de location, Idé Coffee Systems SRL s’engage à intervenir dans un délai indicatif de 48 heures ouvrables. Ce délai constitue un objectif d’intervention et ne constitue pas une obligation de résultat.

En cas d’impossibilité de réparation immédiate et dans le cadre d’un contrat de location, une machine de remplacement pourra être mise à disposition selon disponibilité.

Sont notamment exclus de toute garantie et/ou maintenance :

• les dommages liés à une mauvaise utilisation ;
• le défaut ou l’absence d’entretien ;
• les dommages liés au calcaire ou à l’eau non conforme ;
• utilisation de produits non agréés ;
• intervention de tiers non autorisés ;  
• tout déplacement ou manipulation non autorisés du matériel

Les interventions non couvertes contractuellement seront facturées selon les tarifs en vigueur au moment de l’intervention.

En cas de résiliation anticipée du contrat par le client, une indemnité forfaitaire de résiliation équivalente à 50 % des loyers restants dus jusqu’au terme prévu sera facturée, sans préjudice du droit de Idé Coffee Systems SRL de réclamer des dommages et intérêts complémentaires si le préjudice subi est supérieur.

8. Consommation et minimum contractuel

Le client reconnaît expressément que l’engagement d’achat d’un volume minimum annuel de café constitue un élément essentiel et déterminant du contrat de location d’une ou des machines.

Lorsque cela est prévu contractuellement, le client s’engage à acheter exclusivement auprès de Idé Coffee Systems SRL un volume minimum annuel de café défini dans l’offre ou le contrat.

Ce volume minimum constitue la base économique du contrat et est accepté comme condition déterminante du prix, des conditions commerciales et, le cas échéant, de la mise à disposition des équipements.

En cas de non-respect du volume minimum annuel, ou en cas de résiliation anticipée du contrat par le client, une indemnité forfaitaire est due de plein droit, sans mise en demeure préalable.

Cette indemnité est calculée à 50 % de la valeur des consommations minimales contractuellement prévues et non réalisées jusqu’au terme contractuel, sur la base du prix du café effectivement consommé par le client.

Les parties reconnaissent que cette indemnité constitue une évaluation forfaitaire raisonnable du préjudice subi par Idé Coffee Systems SRL.

9. Produits consommables (café & accessoires)

Le client s’engage à utiliser exclusivement des produits fournis ou approuvés par le vendeur.

Tout usage de produits non conformes peut entraîner :

• perte de garantie
• exclusion de la maintenance
• frais de réparation

10. Achat de machine à café – engagement de consommation, entretien et reconduction

Lors de l’achat d’un appareil auprès de Idé Coffee Systems SRL, le client s’engage, pendant toute la durée de la garantie commerciale de douze (12) mois à compter de la livraison, à :

• s’approvisionner exclusivement en café et consommables auprès de Idé Coffee Systems SRL ;
• respecter un volume minimum annuel de consommation de café tel que défini contractuellement;
• acheter auprès de Idé Coffee Systems SRL les produits d’entretien nécessaires au bon fonctionnement de la machine.

Cet engagement constitue une condition essentielle du contrat et est indissociable du maintien des conditions de garantie et de performance de l’équipement.

En cas de non-respect de tout ou partie de cet engagement, notamment en cas de non-atteinte du volume minimum de consommation pendant la période de garantie, le client sera redevable des 7 indemnités prévues à l’article 8 des présentes conditions générales, sans préjudice de la perte éventuelle des avantages de garantie commerciale et des frais de remise en conformité du matériel.

Sauf dénonciation par le client notifiée par lettre recommandée au moins trois (3) mois avant l’échéance contractuelle, le contrat est automatiquement et tacitement reconduit pour une période successive d’un (1) an aux mêmes conditions, y compris les obligations de consommation minimale et d’exclusivité prévues au présent article.

11. Facturation des machines, accessoires, produits et loyers

Toute machine, tout accessoire, produit, consommable, produit d’entretien, produit technique ou service livré, installé, loué ou mis à disposition du client par Idé Coffee Systems SRL donne lieu à facturation et est dû par le client, même en l’absence d’émission préalable d’un bon de commande, purchase order (« PO ») ou de toute référence administrative interne du client.

Cela comprend notamment, sans que cette liste soit limitative :

• es machines et équipements à café ;
• les filtres, tablettes de nettoyage et produits d’entretien pour machines ;
• le café, les consommables et autres produits de consommation ou non ;
• les accessoires, pièces détachées et composants techniques.

L’absence de bon de commande, de validation interne ou de procédure administrative propre au client ne peut en aucun cas :

• retarder l’exigibilité des sommes dues ;
• suspendre les obligations de paiement du client ;
• ni être opposée à Idé Coffee Systems SRL comme motif de contestation ou de refus de paiement,

Ces dispositions s’appliquent dès lors que la réalité de la livraison, de l’installation, de la mise à disposition ou de l’exécution de la prestation peut être établie par tout moyen de preuve admissible.

Aucune politique interne du client, notamment de type « No PO, No Pay », aucune procédure d’approbation interne, workflow administratif, validation informatique ou exigence de référencement fournisseur ne pourra être opposée à Idé Coffee Systems SRL afin de retarder, suspendre ou refuser le paiement des factures relatives aux biens livrés, services exécutés, matériels installés ou mis à disposition.

Le client reconnaît expressément que ses procédures administratives internes n’affectent ni la validité de ses engagements contractuels, ni l’exigibilité des montants dus dès lors que la réalité de la commande, de la livraison, de la mise à disposition ou de la prestation peut être établie par tout moyen de preuve admissible.

L’utilisation des biens, la signature d’un bon de livraison, l’absence de contestation dans un délai raisonnable, l’acceptation des prestations ou toute utilisation continue des équipements constituent notamment des éléments valant présomption d’acceptation et de paiement des prestations et fournitures concernées.

Cette disposition s’applique également :

• aux loyers liés à la location de matériel ;
• aux prolongations de location ;
• aux périodes de test devenues payantes ;
• aux consommables utilisés ;
• ainsi qu’à toute intervention technique ou prestation accessoire exécutée à la demande du client ou avec son accord, même implicite.

12. Paiement

Sauf stipulation contraire écrite, les factures sont payables à trente (30) jours calendrier date de facture.

Tout acompte versé est définitivement acquis à Idé Coffee Systems SRL en cas d’annulation ou de non-exécution imputable au client.

Conformément à la loi relative à la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales, tout montant non payé à l’échéance produira de plein droit et sans mise en demeure préalable :

• des intérêts de retard au taux légal applicable aux transactions commerciales ;
• une indemnité forfaitaire de recouvrement conformément à la législation applicable.

Le non-paiement d’une facture à échéance rend immédiatement exigibles toutes les sommes dues, même non échues.

Idé Coffee Systems SRL se réserve le droit de suspendre toute livraison, installation ou prestation en cas de retard de paiement, sans responsabilité ni indemnité.

Aucune contestation fondée sur l’absence de bon de commande interne ou de procédure administrative propre au client ne pourra suspendre l’obligation de paiement des factures émises conformément aux présentes conditions générales

Idé Coffee Systems SRL se réserve également le droit de compenser de plein droit toute somme due par le client avec toute créance, facture, ristourne, avoir ou remboursement éventuellement dû au client.

 13. Insolvabilité / faillite

En cas de cessation de paiement, faillite, liquidation, dissolution, réorganisation judiciaire, dégradation manifeste de la solvabilité du client ou de toute situation susceptible de compromettre la bonne exécution des obligations du client, Idé Coffee Systems SRL se réserve le droit de résilier, suspendre ou mettre fin immédiatement, de plein droit et sans mise en demeure préalable, à tout contrat en cours, sans préavis ni indemnité, par simple notification adressée au client par tout moyen de communication écrit permettant d’en établir raisonnablement la preuve, notamment par courrier, courrier électronique ou tout autre moyen de communication électronique.

14. Réserve de propriété – Location – Transfert des risques

Le matériel mis à disposition dans le cadre d’une location demeure, en toutes circonstances, la propriété exclusive de Idé Coffee Systems SRL. Le Client s’engage à respecter et à préserver les droits de propriété de Idé Coffee Systems SRL sur ce matériel. À ce titre, il lui est notamment interdit de céder, sous-louer, prêter, nantir, mettre en gage ou disposer du matériel, en tout ou en partie, de manière incompatible avec les droits de Idé Coffee Systems SRL.

Le Client s’engage également à informer immédiatement tout tiers de l’existence des droits de propriété de Idé Coffee Systems SRL, notamment en cas de saisie, tentative de saisie, revendication par un tiers, procédure d’insolvabilité, réorganisation judiciaire ou intervention d’un créancier.

Les produits vendus demeurent la propriété exclusive du Vendeur jusqu’au paiement intégral et définitif de toutes les sommes dues par le Client en exécution de la commande concernée, en ce compris le prix principal, les intérêts, indemnités, frais, taxes et accessoires éventuels. Jusqu’au complet paiement, le Client ne peut ni céder les produits, ni les donner en garantie, ni les grever d’un quelconque droit au profit de tiers.

Le transfert des risques de perte, de vol, de détérioration ou de destruction des produits et du matériel intervient dès leur remise au Client ou à toute personne désignée par celui-ci pour en prendre livraison.

À compter de ce transfert des risques, le Client assume l’entière responsabilité de la garde, de la conservation et de l’utilisation des biens loués et/ou vendus. Il lui appartient de prendre toutes les mesures utiles afin de prévenir tout dommage, perte, vol ou destruction, notamment en souscrivant, à ses frais exclusifs, toute assurance appropriée couvrant les risques liés à ces biens.

15. Responsabilité

La responsabilité de Idé Coffee Systems SRL est strictement limitée aux dommages directs, certains et prouvés résultant d’une faute grave ou intentionnelle imputable à celle-ci.

En tout état de cause, la responsabilité totale de Idé Coffee Systems SRL est plafonnée au montant effectivement facturé pour la prestation ou le contrat concerné au cours des douze (12) derniers mois.

Sont expressément exclus, dans les limites autorisées par le droit applicable, tous dommages indirects ou immatériels, notamment :

• perte de chiffre d’affaires ;
• perte de bénéfices ;
• perte d’exploitation ;
• interruption d’activité ;
• perte de clientèle ;
• préjudice commercial ou réputationnel.

16. Garantie

Les équipements bénéficient de la garantie légale et/ou fabricant, dans les limites définies par celuici.

La garantie est exclue notamment en cas de :

• utilisation non conforme ou abusive ;
• absence ou défaut d’entretien ;
• intervention de tiers non autorisés ;  
• utilisation de produits non agréés ;
• non-respect des instructions techniques du fabricant ou du vendeur.

Les produits couverts par un contrat d’entretien spécifique sont exclus de cette garantie

17. Durée-reconduction-résiliation

Les contrats sont conclus pour la durée prévue dans l’offre ou le contrat.

Sauf renonciation par lettre recommandée au moins trois (3) mois avant l’échéance, les contrats sont reconduits tacitement pour des périodes successives d’un an.

La reconduction implique expressément la poursuite des obligations contractuelles, sauf modification écrite acceptée par les parties.

18. Force majeure  

Idé Coffee Systems SRL ne pourra être tenue responsable en cas de force majeure ou de circonstances indépendantes de sa volonté, notamment :

• pénuries ;
• retards fournisseurs ;
• grèves ;
• pandémies ;
• problèmes énergétiques ;
• difficultés logistiques ;
• cyberattaques ;
• décisions administratives ou gouvernementales

Cette liste n’est pas exhaustive

19. Réclamations

Toute réclamation relative à la livraison ou à la conformité apparente des produits doit être notifiée par écrit dans un délai de huit (8) jours calendrier à compter de la livraison.

À défaut de réclamation dans ce délai, les produits sont réputés définitivement acceptés, sans préjudice des dispositions légales impératives relatives aux vices cachés.

 20. Renonciation implicite

Le fait pour Idé Coffee Systems SRL de ne pas se prévaloir à un moment donné d’une disposition des présentes conditions générales ne peut être interprété comme une renonciation à s’en prévaloir ultérieurement.

 21. Droit applicable et juridiction

Les présentes conditions générales sont régies exclusivement par le droit belge.

Tout litige relatif à leur interprétation ou exécution relève de la compétence exclusive des tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.

22. Protection des données (RGPD)  

Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les parties peuvent être amenées à traiter des données à caractère personnel relatives à leurs représentants, préposés, collaborateurs ou personnes de contact.

Ces données sont traitées conformément au Règlement (UE) 2016/679 (« RGPD ») et à la législation belge applicable, aux seules fins de la gestion de la relation commerciale, de l'exécution du contrat, de la facturation, du recouvrement, du support administratif, technique ou commercial ainsi que du respect des obligations légales.

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire à la réalisation de ces finalités et, le cas échéant, pendant les délais légaux de conservation et de prescription applicables.

Chaque personne concernée dispose des droits prévus par le RGPD, notamment les droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, d'opposition et, lorsque les conditions légales sont réunies, de portabilité des données. Ces droits peuvent être exercés auprès du responsable du traitement à l'adresse suivante :info@idecoffee.be .

La personne concernée dispose également du droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données.